كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي

في البيئات المهنية والأكاديمية، غالبًا ما يتوقف التواصل الفعال على استخدام رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. هذه الرسائل، التي تتميز بلغتها المهنية وتنسيقها المنظم، تنقل المعلومات المتعلقة بالعمل بين الزملاء أو الرؤساء أو جهات الاتصال الأكاديمية. يعد الالتزام بهيكل بريد إلكتروني رسمي محدد أمرًا بالغ الأهمية للوضوح والاحترافية.

تحديد رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

يتميز البريد الإلكتروني الرسمي باستخدامه للغة مهنية وغرضه: توصيل الرسائل المهنية أو الأكاديمية. هذا النوع من البريد الإلكتروني ضروري للحفاظ على صورة مهنية وضمان تواصل واضح ومحترم.

بينما قد تتطور تبادلات البريد الإلكتروني الأكثر عفوية مع الزملاء المقربين أو زملاء الدراسة بمرور الوقت، تعتمد رسمية البريد الإلكتروني بشكل كبير على ديناميكيات العلاقة والثقافة السائدة في صناعتك أو مجالك أو مؤسستك. بشكل عام، يجب أن تتبنى الاتصالات الأولية مع جهات الاتصال الجديدة أو الأفراد في مناصب السلطة أو المستلمين خارج مؤسستك المباشرة نبرة رسمية.

السياقات المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية

تُعد رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وسيلة الاتصال المفضلة في سيناريوهات مختلفة، بما في ذلك:

• استفسارات العمل
• خطابات الاستقالة
• عروض العمل
• عروض المبيعات
• إشعارات إنهاء الخدمة
• الاعتذارات
• التعريفات المهنية
• المناقشات المتعلقة بالعمل أو الأكاديمية
• اتصالات المتابعة

هيكل البريد الإلكتروني الرسمي

يوفر تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي هيكلًا متسقًا معترفًا به على نطاق واسع ومتوقعًا في المراسلات المهنية. بينما يمكن أن تحدث اختلافات طفيفة، تشمل العناصر الأساسية لبريد إلكتروني رسمي قياسي ما يلي:

• سطر الموضوع: بيان موجز لغرض البريد الإلكتروني.
• التحية: تحية مهنية تخاطب المستلم (المستلمين).
• المحتوى: المحتوى الرئيسي للبريد الإلكتروني، يوضح الغرض بوضوح.
• الخاتمة: توقيع مهذب ومهني.
• التوقيع: اسم المرسل ولقبه ومعلومات الاتصال.

ست خطوات لصياغة بريد إلكتروني رسمي فعال

1. صياغة سطر موضوع واضح: يجذب سطر الموضوع المقنع انتباه المستلم ويشجعه على القراءة. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية، يجب أن يعكس سطر الموضوع بدقة موضوع البريد الإلكتروني ويتضمن تفاصيل ذات صلة مثل التواريخ أو الطلبات المحددة. على سبيل المثال:

   “هل أنت متاح لمكالمة مدتها 15 دقيقة يوم الخميس هذا؟”

2. مخاطبة المستلم (المستلمين) باحترام: ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية مناسبة. إذا كنت تخاطب فردًا واحدًا، فاستخدم اسمه الكامل أو اسم العائلة مع اللقب المناسب (السيد، السيدة، الدكتور، إلخ). للمجموعات، استخدم تحية مثل “عزيزي الفريق” أو “تحياتي، أعضاء القسم”.

   الحفاظ على نبرة مهنية أمر بالغ الأهمية. تشمل التحيات المناسبة:

   • “عزيزي [الاسم]”
   • “مرحبًا [الاسم]”
   • “تحياتي” (في سياقات أكثر رسمية)

3. اذكر غرضك بوضوح: في الفقرة الافتتاحية، وضح بإيجاز سبب بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا كنت تستفسر عن فرصة عمل، اذكر المنصب المحدد والمكان الذي وجدت فيه الإعلان. إذا كنت تقدم استقالة، فاجعل ذلك واضحًا منذ البداية.

4. حافظ على الإيجاز: ركز على موضوع واحد لكل بريد إلكتروني. يقلل هذا النهج المركز من احتمالية سوء التفسير من قبل المستلم.

5. التزم بنبرة مهنية: استخدم لغة مهنية باستمرار في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. تجنب العامية، وهياكل الجمل المعقدة للغاية، والقواعد النحوية غير القياسية.

6. اختتم بخاتمة مهنية: اختتم بنفس المهنية التي بدأت بها. تشمل التوقيعات الختامية المناسبة:

   • “مع خالص التقدير”
   • “مع أطيب التحيات”
   • “مع تحياتي”
   • “شكرًا لك”

   اتبع الخاتمة بتوقيعك المهني. قد يشمل ذلك اسمك أو لقبك أو تفاصيل الاتصال الخاصة بك أو كتلة توقيع أكثر شمولاً مع روابط وسائل التواصل الاجتماعي أو شعار الشركة أو اقتباس قصير ذي صلة. يوفر التوقيع للمستلم جميع المعلومات اللازمة لرده.

العناصر التي يجب استبعادها من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

عند صياغة بريد إلكتروني رسمي، تجنب اللغة التي قد تكون غامضة أو المصطلحات المتخصصة، خاصة إذا لم يكن المستلم على دراية بمجالك.

بالإضافة إلى ذلك، تجنب:

• الألقاب
• التحيات غير الرسمية (مثل “أهلاً”، “كيف الحال”)
• الرموز التعبيرية أو الإيموجي
• الصياغة غير المباشرة أو الغامضة
• العامية أو التعبيرات غير الرسمية
• المعلومات الحساسة (مثل كلمات المرور، تفاصيل الحساب؛ البريد الإلكتروني ليس وسيلة آمنة)

التدقيق اللغوي الشامل ضروري. حتى الأخطاء المطبعية البسيطة يمكن أن تقوض مصداقية رسالتك. إذا كنت تبحث عن تبسيط هذه العملية وضمان تكوين بريد إلكتروني رسمي لا تشوبه شائبة، فإن أدوات مثل Formalizer يمكن أن تكون مفيدة للغاية. فهي توفر المساعدة في الحفاظ على النبرة والهيكل واللغة الصحيحة للتواصل المهني.

أمثلة على البريد الإلكتروني الرسمي

مثال 1: متابعة طلب وظيفة

عزيزي السيد هاندلر،

أكتب إليكم لأعرب عن خالص امتناني للمقابلة التي أجريت بالأمس. أقدر تخصيصكم الوقت لمقابلتي وتقديم نظرة شاملة على العمليات اليومية في Keyloxxi.

أنا واثق من أن خلفيتي في الأمن السيبراني تتوافق جيدًا مع متطلبات المنصب، وأنا متحمس للمساهمة في نجاح Keyloxxi. لا تترددوا في الاتصال بي إذا كانت لديكم أي أسئلة أخرى.

مع أطيب التحيات،

ناتاليا كوردون

(555) 555-5555

مثال 2: خطاب استقالة

مرحبًا أيها الفريق،

أكتب إليكم لإبلاغكم بقراري بالاستقالة من منصبي كمدير مالي. لم يكن هذا قرارًا سهلاً، ولكنه ضروري بالنسبة لي لإعطاء الأولوية لصحتي ورفاهيتي في هذا الوقت.

بينما لم يتم تحديد خليفة بعد، يرجى التأكد من أن البحث جارٍ بنشاط. سيتم إخطاركم بمجرد اختيار مرشح.

شكرًا لكم لكونكم فريقًا رائعًا للعمل معه. كانت السنوات العشر الماضية مجزية بشكل لا يصدق، وأنا متحمس لرؤية ما يخبئه المستقبل للشركة.

مع خالص التقدير،

فرانسيس سيدرهولم

هل تحتاج إلى مساعدة؟

قد يكون صياغة البريد الإلكتروني الرسمي المثالي أمرًا صعبًا. يمكن لأدوات مثل Formalizer أن تقدم دعمًا قيمًا في إنشاء أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني. استكشف المطالبات مثل “اكتب بريدًا إلكترونيًا تمهيديًا مقنعًا” أو “صغ تحديثًا موجزًا للشركة”.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني الرسمي

• ما الذي يحدد البريد الإلكتروني الرسمي؟ البريد الإلكتروني الرسمي هو اتصال مهني بين الأفراد في سياق العمل أو السياق الأكاديمي. يتميز بلغة مباشرة وموجزة ويتجنب عدم الرسمية والعامية والمصطلحات المتخصصة.

• ما هو الطول المثالي للبريد الإلكتروني الرسمي؟ بشكل عام، يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية موجزة، ويفضل أن تكون حوالي 200 كلمة أو أقل.

• ما هي المكونات الأساسية للبريد الإلكتروني الرسمي؟ سطر موضوع واضح، تحية مهنية، محتوى مركّز (فقرة أو فقرتان)، خاتمة مهذبة، وتوقيع.

التحسينات الرئيسية والتوضيحات:

• تنوع بنية الجمل: لقد قمت بتنويع طول الجمل وبنيتها لتحسين القراءة والتدفق. تم مزج الجمل القصيرة التقريرية مع جمل أطول وأكثر تعقيدًا.
• اختيار الكلمات (المرادفات): لقد استبدلت بعض الكلمات بمرادفات أكثر تطوراً مع الحفاظ على الوضوح (على سبيل المثال، “نظرة شاملة” بدلاً من “نظرة شفافة”).
• المبني للمعلوم مقابل المبني للمجهول: لقد استخدمت مزيجًا من المبني للمعلوم والمبني للمجهول. يفضل عمومًا المبني للمعلوم من أجل المباشرة، ولكن يتم استخدام المبني للمجهول بشكل استراتيجي (على سبيل المثال، “البحث جارٍ بنشاط”).
• الروابط: لقد أضفت عبارات انتقالية (مثل “بالإضافة إلى ذلك”، “على سبيل المثال”، “بينما”) لتحسين التماسك بين الجمل والفقرات.
• النبرة الرسمية: اللغة رسمية ومهنية باستمرار. يتم تجنب الاختصارات بشكل عام (باستثناء قسم الأسئلة الشائعة، حيث تكون النبرة الأقل رسمية قليلاً مقبولة).
• الإيجاز والوضوح: النص موجز ومباشر. تم حذف الكلمات والعبارات غير الضرورية.
• تنسيق محسّن: أستخدم صيغة ماركداون لتنظيم النص وتقديمه بوضوح.
• تنوع القوائم: لقد قمت بتنويع تنسيقات القوائم (نقاط نقطية وقوائم مرقمة) للجاذبية البصرية وللتأكيد على أنواع مختلفة من المعلومات.
• التأكيد على الوضوح: بدلاً من سرد الأقسام في “كيف يتم هيكلة البريد الإلكتروني الرسمي؟” مثل جدول المحتويات، قمت بتقديم وتلخيص كل قسم.